Tradus la nivel general cuvantul kaizen inseamna schimbare in bine. Consider ca aceasta este de fapt intreaga idee a Gandirii Leans si a mentalitatii de imbunatatire continua. Mai mult, cu ideea de Kaizen exista de fapt o actiune de descompunere a procesului actual, de eliminare a risipelor incorporate si reproiectarea acestora intr-o maniera optimizata.

Un eveniment kaizeneste aplicarea concentrata si accelerata a tehnicilor Kaizen / DMAIC intr-o anumita zona. Uneori numit eveniment deimbunatatire rapidasau blitz kaizen, un eveniment kaizendureaza de obicei in jur de 3 pana la 5 zile. In functie de subiectul la care lucrati, uneveniment Kaizeneste de faptmetodologia DMAICaplicata (definiti, masurati, analizati, imbunatatiti si controlati) la o scara mai mica si intr-unritm mult mai rapid.

Atentie un eveniment Kaizen nu este un proiect de transformare, prin urmare, nu va asteptati la miracole. In schimb asteptati-va laimbunatatiri incrementalecare trebuie facute cu toata experienta si abilitatile persoanelor implicate.

“Nu exista mari probleme – exista doar o multime de mici probleme.” 
Henry Ford

Ce am facut de fapt cu echipa in evenimentul Kaizen combinat cu principiile Agile?

1. Pregatirea
Deoarece Evenimentul Kaizen reuneste in mod normal oameni din Gemba (locul unde se creeaza valoarea, unde are loc in mod real activitatea),faza de pregatire este de o importanta cruciala pentru a avea un eveniment de succes.

In acest caz, obiectivul a fost ca echipa de conducere denivel superiorsa fie implicata inselectarea zonelor de imbunatatit, in definireaproblemei, in selectareaechipei, in incepereacolectarii informatiilorsi in aliniereacriteriilor de succespentru eveniment.

Dupa cum am mentionat, am vrut sa organizam evenimentul intr-omaniera Agile. Prin urmare, am definit un interval de timp, o „camera de razboi”, resursele necesare si am stabilit 2iteratiide 2,5 zile. Dupa fiecare iteratie,clientul, sponsorul, partile interesateau fost invitati saofere feedback si ghidare in directia dorita. Acest lucru s-a dovedit a fi de ajutor nu numai pentru livrabile, ci si pentrumoralul echipei. Membrii echipei, care au lucrat de cele mai multe ori autodisciplinati. Au considerat ca munca lor este importanta daca managementul de nivel superior vine sa ofere feedback.

Cheia in faza de pregatire a fost, de asemenea, stabilirea unei intelegeri comune aproceselor actualesi selectarea zonelor cupotential de imbunatatire. Am facut acest lucru, incepand cu reprezentareafluxului valorical organizatiei implicate. Am identificatobiectivele strategicesi am adaugat zonele de interes cele mai importante. Una dintre ele a fostdigitalizarea si RPA-ul(automatizarea proceselor robotizate). Am analizat procesele, initial la nivel de grup de procese si apoi la nivel de proces, luand in considerare toate cele de mai sus.

2. Faza 1 a evenimentului Kaizen
Au fost selectate trei procese pentru a fi optimizate. Au fost definite trei echipe cuabilitati adecvate(nivelul Centurii Verzi si cunostinte despre fundamentele Agile) siexperientain proces (persoanele implicate directin procese au fost aduse fie permanent in proiect, fie atunci cand a fost nevoie).

Infiecare dimineataam aliniat pentru fiecare echipa ceea ce urmeaza sa fie livrat si, de asemenea, dupa fiecare zi am avut o scurta recenzie aceea ce s-a facutsi care au fostdificultatilepe care le-au intampinat.

Inceputul nu a fost usor. Totusi, dupa prima zi, dupa ce membrii echipei au inceput sa se obisnuiasca unii cu altii, sa aiba un anumit ritm de lucru, am avut momente in care ii trimiteam fortat in pauze, deoarece erau prea concentrati pentru a lucra la livrabil.

Pe langa munca care a fost facuta in „camera de razboi”, am solicitat intotdeauna sa documentam si sa verificamrealitateacu persoanele implicate in procese.

Evident, cele trei echipe au evoluat putin diferit din punct de vedere al livrabilelor in timpul evenimentului, dar toate au propus conduceriicastiguri rapidesustinute de datele analizate si, de asemenea, solutii petermen mediu si lung careimplica reproiectarea procesuluisi chiarautomatizarea activitatilordin cadrul procesului.

3. Stabilirea unui follow up si faza a 2- a evenimentului Kaizen
Proiectele mai avansate au avut oanaliza cost beneficiupentrupartea de imbunatatiresi, de asemenea, o propunere aplanului de implementarecare a fost prezentata la finalsponsorului si celorlalte parti interesate. Sesiunea a fost un real succes, rezultatele au fost foarte bine primite si au fost considerate a fipeste asteptari.

Fiecare echipa a stabilit un plan clar de urmarire si implementare, chiar si dupa eveniment. O a doua faza a evenimentului a urmat pentru aevalua faza de imbunatatiresi pentru a stabili un plan de control.

Feedback
Feedback-ul de la conducerea de nivel superior, dar mai ales de la membrii echipei care au participat la evenimentul Kaizen,a fost unul foarte bun.Echipa de managementa fost incantata de munca depusa, derezultateleobtinute si de analiza amanuntita si structurata. Membrii echipei au fost, de asemenea, multumiti de rezultat. Totusi cel mai important este ca au fost multumiti de munca pe care au facut-o, de relationarea pe care au avut-o, de cunostintele pe care le-au acumulat si, nu in ultimul rand, deexpunerea pe care au avut-o. Unii dintre ei nu au fost implicati niciodata intr-un proiect sau intr-un eveniment Kaizen si s-au simtit cu adevarat bine sa faca parte din workshop.

Scurt sumar pentru puterea unui eveniment Kaizen combinat cu principiile Agile:

„Cel mai bun mod de a avea o idee buna este sa ai o multime de idei.” – Linus Pauling

Linkedin link:https://www.linkedin.com/pulse/power-kaizen-event-combined-agile-principles-daniel-marcu/